Privacyverklaring

1.1Representum is een eenmanszaak, gevestigd aan Dongevallei 12, 5045 BZ Tilburg, ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 87017970 en bereikbaar via mail@representum.nl.

1.2Representum is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij voor haar eigen bedrijfsvoering en dienstverlening verwerkt. Dat betekent dat Representum het doel van en de middelen voor die verwerking bepaalt.

1.3Deze verklaring geldt onder meer voor cliënten, potentiële cliënten, vertegenwoordigers en contactpersonen van cliënten, wederpartijen, getuigen, deskundigen, werknemers of opdrachtnemers van opdrachtgevers, websitebezoekers, gebruikers van de Kanscheck en het portaal, sollicitanten en andere personen van wie gegevens in een dossier of communicatie voorkomen.

1.4Bij interimopdrachten kan Representum, afhankelijk van de feitelijke rolverdeling, ook verwerker of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn. Artikel 14 licht die rolverdeling nader toe.

3.1Representum ontvangt persoonsgegevens meestal rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld via een opdracht, gesprek, e-mail, telefoon, contactformulier, WhatsApp Business, het portaal of toegezonden stukken.

3.2Gegevens kunnen ook afkomstig zijn van een cliënt, gemachtigde, werkgever, verzekeraar, wederpartij, advocaat, deskundige, arts of medisch adviseur, rechtbank, bestuursorgaan, politie- of justitieorganisatie, andere bevoegde instantie, een openbaar register of een openbare bron, voor zover het gebruik daarvan noodzakelijk en toegestaan is.

3.3Als Representum gegevens niet bij de betrokkene zelf verkrijgt, verstrekt zij de wettelijk vereiste informatie binnen de toepasselijke termijn, tenzij een wettelijke uitzondering geldt, de betrokkene de informatie al heeft of het verstrekken onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt. Representum houdt daarbij rekening met vertrouwelijkheid, rechten van anderen en de aard van de juridische dienstverlening.

4.1Identiteits- en contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, aanspreekvorm en gegevens van een vertegenwoordiger of contactpersoon.

4.2Dossier- en zaakgegevens, zoals de hulpvraag, achtergrond, correspondentie, verklaringen, bewijsstukken, besluiten, termijnen, processtukken, notities, adviezen en gegevens over wederpartijen of andere betrokkenen.

4.3Financiële en administratieve gegevens, zoals factuurgegevens, bankrekeningnummer, betalingen, declaraties, urenregistraties, kostenvergoedingen en informatie die nodig is voor inning of verantwoording.

4.4Beroeps-, arbeids-, opleidings- en organisatiegegevens, waaronder functie, werkgever, loopbaan, kwalificaties, inzet, planning, autorisaties en gegevens die voor een interimopdracht nodig zijn.

4.5Identificatie- en bevoegdheidsgegevens. Een kopie van een identiteitsdocument of een burgerservicenummer wordt alleen verwerkt wanneer dit wettelijk verplicht of voor een concreet doel strikt noodzakelijk en toegestaan is. Niet-benodigde onderdelen worden waar mogelijk afgeschermd.

4.6Bijzondere persoonsgegevens, gegevens over gezondheid en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard kunnen voorkomen in onder meer letselschade-, VOG-, VOG P-, VGB-, AIVD-, MIVD-, beveiligings-, BOA-, luchtvaart-, wapenverlof- en Bibobzaken. Representum verwerkt die gegevens uitsluitend als dit noodzakelijk is en een wettelijke uitzondering dit toestaat.

4.7Technische, account- en beveiligingsgegevens kunnen worden verwerkt bij de algemene website en het portaal, zoals een accountnaam, inlogmoment, autorisatie, systeem- of foutmelding en een beveiligingslog. Voor de Kanscheck geldt de uitdrukkelijke afwijking van artikel 8: daarbij worden geen IP-adressen of andere herleidbare technische gegevens opgeslagen.

4.8Een dossier kan persoonsgegevens van derden bevatten, bijvoorbeeld van gezinsleden, werknemers, getuigen, wederpartijen, behandelaars of andere betrokkenen. Representum beperkt deze verwerking tot wat voor de zaak of opdracht relevant is.

5.1Representum verwerkt persoonsgegevens om een aanvraag te beoordelen, contact te onderhouden, een aanbod te doen en voorbereidende maatregelen te nemen op verzoek van de betrokkene. De grondslag is doorgaans de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst.

5.2Voor het aannemen en uitvoeren van juridische, bedrijfskundige, organisatorische en interimopdrachten, waaronder dossierbeheer, advisering, vertegenwoordiging als gemachtigde, correspondentie, termijnbewaking en facturering, is de grondslag doorgaans de uitvoering van de overeenkomst.

5.3Voor administratie, belastingverplichtingen, medewerking aan bevoegde autoriteiten en andere wettelijke verplichtingen is de grondslag het voldoen aan een wettelijke verplichting.

5.4Voor belangen- en integriteitscontroles, beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitsbewaking, bedrijfscontinuïteit, bewijs, klachten, incasso en de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen kan Representum zich beroepen op haar gerechtvaardigde belangen of die van haar cliënten, tenzij de belangen of grondrechten van de betrokkene zwaarder wegen.

5.5Voor websiteanalyse gebruikt Representum een gerechtvaardigd belang uitsluitend wanneer de inrichting beperkt en privacyvriendelijk is en geen toestemming vereist. Als de wet toestemming verlangt, is toestemming de grondslag en wordt de betreffende verwerking pas na geldige toestemming geactiveerd.

5.6Waar Representum toestemming gebruikt, kan die toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht en laat verwerkingen op een andere geldige grondslag onverlet.

6.1Representum vraagt niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is voor het vastgestelde doel. Het verstrekken van optionele gegevens is niet verplicht.

6.2Zonder gegevens die noodzakelijk zijn om een aanvraag te beoordelen, een opdracht uit te voeren, een identiteit of bevoegdheid vast te stellen of aan een wettelijke plicht te voldoen, kan Representum een opdracht mogelijk niet aannemen, voortzetten of volledig uitvoeren.

6.3De cliënt verstrekt naar beste weten juiste, volledige en actuele informatie en beperkt persoonsgegevens van derden tot wat noodzakelijk is. Wanneer de cliënt gegevens van anderen aanlevert, is de cliënt verantwoordelijk voor een rechtmatige verstrekking en, voor zover vereist, voor passende informatie aan die personen.

7.1Representum verwerkt bijzondere persoonsgegevens alleen wanneer dit voor het dossier noodzakelijk is en artikel 9 AVG of een toepasselijke Nederlandse uitvoeringsregel daarin voorziet. Bij juridische procedures en letselschadezaken kan dit onder meer noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

7.2Persoonsgegevens van strafrechtelijke aard worden uitsluitend verwerkt voor zover artikel 10 AVG en de Uitvoeringswet AVG dat toestaan, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of een andere toepasselijke wettelijke uitzondering geldt.

7.3Uitdrukkelijke toestemming wordt alleen gebruikt wanneer toestemming in de omstandigheden vrij, specifiek, geïnformeerd en aantoonbaar kan worden gegeven en geen andere, passendere uitzondering geldt.

7.4Representum beperkt toegang tot deze gegevens, deelt ze alleen wanneer dat noodzakelijk en toegestaan is en gebruikt ze niet voor onverenigbare doeleinden.

8.1De Kanscheck is gratis, vrijblijvend en anoniem. De uitkomst is uitsluitend een voorlopige indicatie op basis van de door de gebruiker gekozen antwoorden en vormt geen individueel juridisch advies, besluit, garantie of cliëntdossier.

8.2Representum bewaart uitsluitend hoe vaak de Kanscheck in totaal is gebruikt. Dit is een niet-herleidbare totaalteller en geen persoonsgegeven.

8.3Bij de Kanscheck worden geen antwoorden, keuzes, tussenstappen, uitkomsten, zoekopdrachten, IP-adressen, apparaat- of browserkenmerken, cookie-identificatoren, accountgegevens of andere unieke of herleidbare gegevens opgeslagen. De ingevoerde informatie wordt niet aan de totaalteller gekoppeld.

8.4De Kanscheck neemt geen uitsluitend geautomatiseerd besluit waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat de gebruiker anderszins in aanmerkelijke mate treft. De gebruiker en bevoegde instantie blijven zelf verantwoordelijk voor een vervolgstap en een formele beslissing.

8.5Pas wanneer de gebruiker aan het einde uitdrukkelijk een vervolgstap bij Representum aanvraagt of afneemt, begint een afzonderlijke gegevensverwerking. Representum verwerkt dan de door de gebruiker verstrekte contact-, betaal- en dossiergegevens om die aanvraag voor te bereiden of uit te voeren. Gegevens uit de anonieme Kanscheck worden niet stilzwijgend overgenomen; de gebruiker moet relevante informatie zelf opnieuw verstrekken.

9.1Via het contactformulier kan Representum naam, e-mailadres, een telefoonnummer, onderwerp en bericht ontvangen. Deze gegevens worden naar de mailbox van Representum gestuurd en niet daarnaast in een afzonderlijke contactformulierdatabase opgeslagen.

9.2De hosting-, netwerk- en e-mailvoorzieningen kunnen gegevens technisch verwerken om het bericht veilig af te leveren, misbruik te voorkomen en storingen te onderzoeken. Algemene beveiligings- en serverlogs vallen onder artikel 17. De Kanscheck slaat ook in dit verband geen IP-adres of andere herleidbare gebruiksgegevens op.

9.3Een bezoeker wordt verzocht via het contactformulier geen medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, identiteitsdocumenten of volledige gevoelige dossiers te versturen. Na contact kan Representum een geschikter kanaal aanwijzen. Ongevraagd ontvangen gevoelige gegevens worden beoordeeld op noodzaak en zo nodig verwijderd of beveiligd in het dossier opgenomen.

10.1Representum gebruikt Google Analytics om op geaggregeerd niveau inzicht te krijgen in het gebruik en de werking van de website. Afhankelijk van de technische instellingen kan Google daarbij gegevens verwerken over bezochte pagina's, interacties, herkomst, browser- en apparaattype, een verkorte of technisch verwerkte IP-indicatie, een cookie of online identificator en een globale locatie.

10.2Representum gebruikt deze analyse niet voor gepersonaliseerde advertenties, verkoop van bezoekersprofielen of het nemen van individuele beslissingen. Zij beperkt instellingen, bewaartermijnen en toegang voor zover redelijkerwijs mogelijk en deelt analyticsgegevens niet voor eigen advertentiedoeleinden van Representum.

10.3Als de gekozen Analytics-inrichting of andere cookies wettelijk toestemming vereisen, mogen deze niet worden geplaatst of uitgelezen voordat de bezoeker vrij en geïnformeerd toestemming heeft gegeven. Een weigering of intrekking moet even eenvoudig zijn en mag geen onnodig nadeel opleveren.

10.4De actuele cookie- en meetinstellingen, gebruikte cookies, looptijden en keuzemogelijkheden worden nader toegelicht in het cookiebeleid op de website. Bij verschil tussen een technische instelling en deze verklaring moet Representum de inrichting of documentatie onverwijld in overeenstemming brengen met de werkelijke en wettelijk toegestane verwerking.

11.1Representum kan communiceren per e-mail, telefoon, videogesprek en, wanneer dat passend is, WhatsApp Business. Berichten die voor een opdracht of dossier relevant zijn, kunnen in het dossier worden vastgelegd.

11.2Gebruik van WhatsApp is vrijwillig. WhatsApp en Meta kunnen onder hun eigen voorwaarden onder meer het telefoonnummer, de profielinformatie, communicatiegegevens en technische metadata verwerken. Daardoor kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden.

11.3WhatsApp is niet het voorkeurskanaal voor medische gegevens, strafrechtelijke gegevens, identiteitsdocumenten, wachtwoorden of omvangrijke vertrouwelijke dossiers. De betrokkene gebruikt daarvoor het door Representum aangewezen beveiligde kanaal, tenzij in een concreet geval anders is afgesproken.

11.4Een betrokkene kan aangeven niet via WhatsApp te willen communiceren. Representum gebruikt dan voor zover praktisch en juridisch mogelijk e-mail, telefoon of het portaal.

12.1Representum gebruikt eigen ontwikkelde software voor dossierbeheer, werkprocessen, termijnbewaking, communicatie en administratie. De dossieromgeving wordt binnen de Europese Economische Ruimte gehost en wordt in beginsel intern gebruikt.

12.2Een cliënt kan uitsluitend na uitnodiging toegang krijgen tot een eigen gedeelte van het portaal. Voor het account en de beveiliging kan Representum naam, e-mailadres, rol, autorisaties, inlog- en beveiligingsgegevens en handelingen zoals uploaden of downloaden verwerken.

12.3Toegang wordt beperkt tot wat voor de rol en het dossier nodig is. Representum kan toegang intrekken bij sluiting van het dossier, beëindiging van de opdracht, beveiligingsrisico's, misbruik of een gewijzigde bevoegdheid.

12.4De gebruiker houdt inloggegevens geheim, gebruikt waar aangeboden aanvullende beveiliging en meldt een vermoeden van onbevoegde toegang direct. Representum kan beveiligingsmaatregelen treffen en sessies of accounts blokkeren om personen en dossiers te beschermen.

12.5De software ondersteunt het werkproces maar neemt niet zelfstandig een besluit met rechtsgevolg of een vergelijkbaar aanzienlijk gevolg voor een betrokkene. Inhoudelijke beoordelingen en beslissingen blijven mensenwerk of berusten bij de bevoegde instantie.

13.1Binnen Representum krijgen alleen personen toegang die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben en tot vertrouwelijkheid zijn gehouden.

13.2Voor een opdracht kan Representum gegevens delen met of ontvangen van betrokken juristen, advocaten naar wie wordt doorverwezen of met wie wordt samengewerkt, deskundigen, medisch adviseurs, vertalers, deurwaarders, incassodienstverleners, wederpartijen, verzekeraars, werkgevers, bestuursorganen, rechtbanken en andere bevoegde instanties, voor zover noodzakelijk en toegestaan.

13.3Voor de bedrijfsvoering kan Representum gebruikmaken van aanbieders van hosting, e-mail, cloudopslag, back-up, beveiliging, communicatie, analyse, boekhouding, bank- en betaaldiensten en andere zakelijke ondersteuning. Met verwerkers worden waar vereist passende afspraken gesloten.

13.4Een ontvanger die voor eigen doelen en onder eigen verantwoordelijkheid verwerkt, is zelf verantwoordelijk voor zijn privacyverplichtingen. Representum verstrekt niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is en verkoopt of verhandelt geen persoonsgegevens voor marketing van derden.

14.1Bij een interimopdracht bepaalt de feitelijke situatie de privacyrol. Representum is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor onder meer haar eigen opdrachtadministratie, facturering, beveiliging, kwaliteitsbewaking en rechtsvorderingen.

14.2Wanneer de opdrachtgever het doel van en de wezenlijke middelen voor een verwerking bepaalt en Representum uitsluitend volgens diens gedocumenteerde instructies verwerkt, handelt Representum als verwerker. Partijen sluiten dan voor zover vereist een verwerkersovereenkomst.

14.3Wanneer partijen gezamenlijk doelen en wezenlijke middelen bepalen, leggen zij hun verantwoordelijkheden voor informatie, rechtenverzoeken en beveiliging op transparante wijze vast.

14.4De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van zijn doeleinden, instructies, toegangsverlening en brongegevens. Representum verwerkt gegevens binnen de afgesproken bevoegdheid, waarborgt vertrouwelijkheid en verleent redelijke medewerking bij beveiliging, rechtenverzoeken, incidenten en beëindiging. Voor gegevens waarvoor de opdrachtgever verantwoordelijk is, geldt mede diens privacyverklaring.

15.1De eigen dossier- en portaalomgeving van Representum wordt binnen de Europese Economische Ruimte gehost. Sommige externe aanbieders, waaronder mogelijk Google en Meta/WhatsApp, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of van daaruit toegankelijk maken.

15.2Bij zo'n doorgifte gebruikt Representum, voor zover zij daarvoor verantwoordelijk is, een wettelijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, toepasselijke deelname aan het EU–US Data Privacy Framework, door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen met zo nodig aanvullende maatregelen, of een specifieke uitzondering van artikel 49 AVG.

15.3Informatie over de toepasselijke waarborg of, waar wettelijk mogelijk, een kopie daarvan kan via mail@representum.nl worden opgevraagd.

16.1Representum treft passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico's. Daaronder kunnen vallen: beperkte autorisaties, sterke authenticatie, versleutelde verbindingen, logging, back-ups, updates, beveiligde opslag, geheimhoudingsafspraken, veilige overdracht en procedures voor incidenten en herstel.

16.2Geen enkele methode van opslag of overdracht is volledig zonder risico. Wie verlies, misbruik of onbevoegde toegang vermoedt, meldt dit zo snel mogelijk via mail@representum.nl en stuurt daarbij geen extra gevoelige gegevens mee die niet voor de melding nodig zijn.

16.3Representum beoordeelt beveiligingsincidenten, beperkt gevolgen en meldt een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen wanneer de wet dat vereist.

17.1Een cliënt- of juridisch dossier wordt in beginsel zeven jaar na de inhoudelijke sluiting bewaard. Een kortere of langere termijn kan gelden als de wet, een lopende procedure, een klacht, een mogelijke rechtsvordering, een bewaarplicht, de aard van de zaak of de belangen van de betrokkene dat vereist. De reden en duur worden dan zoveel mogelijk beperkt en vastgelegd.

17.2Facturen, betaalgegevens en de voor de fiscale administratie noodzakelijke gegevens worden in beginsel zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar bewaard, of langer wanneer een bijzondere fiscale regel dat verlangt.

17.3Een algemene aanvraag, contactformulierbericht of WhatsApp-contact waaruit geen opdracht ontstaat, wordt in beginsel uiterlijk één jaar na het laatste inhoudelijke contact verwijderd, tenzij eerder verwijderen passend is of langer bewaren noodzakelijk is voor bewijs, een klacht of een rechtsvordering.

17.4Sollicitatiegegevens worden zonder indiensttreding uiterlijk vier weken na afronding van de procedure verwijderd. Met uitdrukkelijke toestemming kunnen zij maximaal één jaar voor toekomstige mogelijkheden worden bewaard.

17.5Algemene website-, fout- en beveiligingslogs die persoonsgegevens bevatten, worden maximaal zes maanden bewaard, tenzij een concreet beveiligingsincident langer bewaren noodzakelijk maakt. Voor de Kanscheck worden geen IP-adressen of andere persoonsgegevens opgeslagen; uitsluitend de anonieme totaalteller blijft behouden.

17.6Pseudonieme Google Analytics-gegevens worden door Representum ingesteld op een bewaartermijn van maximaal veertien maanden voor zover de gekozen Analytics-versie en instellingen dit ondersteunen. Uitsluitend werkelijk geanonimiseerde en niet meer herleidbare totalen kunnen langer worden bewaard.

17.7Portaalaccounts worden na beëindiging van de toegang gesloten of geblokkeerd. De onderliggende dossiergegevens volgen de bewaartermijn van het dossier; technische back-ups worden volgens de normale back-upcyclus overschreven, tenzij een incident- of bewaarplicht geldt.

17.8Na afloop van een termijn verwijdert of anonimiseert Representum de gegevens, tenzij verdere bewaring op een geldige grondslag noodzakelijk is. Een tijdelijke verwijderstop kan gelden bij een voorzienbaar geschil, onderzoek of wettelijke verplichting.

18.1Een betrokkene kan, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid van gegevens. Ook kan de betrokkene bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken.

18.2Representum gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk gevolg. Als dit verandert, verstrekt Representum vooraf de wettelijk vereiste informatie en waarborgen.

18.3Privacyrechten zijn niet absoluut. Representum kan een verzoek geheel of gedeeltelijk beperken of weigeren wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld ter bescherming van rechten en vrijheden van anderen, vertrouwelijkheid, een wettelijke bewaarplicht of de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. Representum motiveert een weigering voor zover de wet dat toestaat.

18.4Representum kan om aanvullende informatie vragen om de identiteit en reikwijdte van een verzoek zorgvuldig vast te stellen. Zij vraagt geen volledige kopie van een identiteitsdocument wanneer een minder ingrijpende controle volstaat.

18.5Representum reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; de betrokkene krijgt daarvan binnen de eerste maand bericht met de reden. Een verzoek is in beginsel kosteloos, behoudens de wettelijke regeling voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

19.1Een privacyverzoek, bezwaar of klacht kan worden gestuurd naar mail@representum.nl of per post naar Representum, Dongevallei 12, 5045 BZ Tilburg. Vermeld voldoende informatie om het verzoek te begrijpen, maar stuur niet direct meer gevoelige gegevens dan nodig.

19.2Een betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Ook kan de betrokkene zich tot de bevoegde rechter wenden.

19.3Het indienen van een verzoek of klacht heeft op zichzelf geen nadelige gevolgen voor de dienstverlening. Het kan wel betekenen dat Representum bepaalde gegevens moet blijven verwerken of een opdracht niet kan voortzetten wanneer die gegevens noodzakelijk zijn of een wettelijke plicht dat vereist.

20.1Representum kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, techniek, organisatie of wetgeving verandert. De actuele versie staat op de website en vermeldt de datum van de laatste wijziging.

20.2Bij een wezenlijke wijziging die een bestaande verwerking merkbaar beïnvloedt, informeert Representum betrokkenen op een passende wijze voordat de wijziging ingaat, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk en wettelijk vereist is.

20.3Vragen over deze verklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan Representum via mail@representum.nl of Dongevallei 12, 5045 BZ Tilburg.